月: 2016年8月

*…── 電話代行 コラム ───────…*

「細やかな気配りをもっと」

電話対応は、一般的には対面での対応より難しいとされております。
電話代行でも秘書代行でも、実際に対応してみるとその難しさを痛感いたします。
それは、電話では声しか判断基準がないからです。

対面では、笑顔だったり、身振り手振り、愛想や立ち振る舞いで、
相手に好印象を与えることが可能です。
しかし電話代行では、当然ですが「声」しかないのです。
つまり、よりお客さまに対して、細やかな気配りが必要となります。

実は、対人のコミュニケーションにおいて、非言語コミュニケーションの方が重要とされております。
一説では、人は７割近くを非言語コミュニケーションで交流しているとされております。
つまり普段は、言葉のみで相手と交流を図ることはほとんどないのです。

その中で、電話応対において、言語のみでコミュニケーションを取ることがいかに難しいか、
想像はたやすいことだと思います。
電話代行・秘書代行は、事務員の方も秘書の代わりをする訳ですから、
電話口で相手に気持ちよく話してもらうテクニックを身に付けなければなりません。

それは、話し方、口調、声のトーン、相づち、などいろいろな要素があります。
そのどれもが欠けても、高い品質の電話応対は成り立ちません。
本当に細やかな気配りができなければ、ある意味務まらない仕事が
電話代行サービスという仕事なのかもしれません。
相手の話し方から、どんな人なのか洞察する力も必要ですし、
自分の表現力も問われます。本当に奥が深いです。

*…── 電話代行オペレーター日記 ───────…*

こんにちは、
電話秘書の渋谷チョチョッパーです。

ここ最近お天気が微妙な日が続いていますね。
台風も来始め、又週明けには大型台風の予定に”(-“”-)”
平日の出勤時に台風が重なると、
通勤時に大変な事になります。
日本列島に上陸しない事を願います。

この間までの夏休みが終わり、
又お仕事がスタートとなりました！！

私の２０１６年の夏休みは・・・
旅行にも行かず・・・
友達とお食事に行ったり、
録画していた映画・アメリカドラマを観たり。

今年はオリンピックイヤーだったので、
ひたすらオリンピックも観ていました。

スポーツ観戦が好きなので、
オリンピック期間中は色々な競技を観戦する事が
出来るので、私にはとてもワクワク期間となります( *´艸｀)
ただ地上波テレビで全ての競技がきちんと放送がされてはいない事が
とても残念でした。

沢山応援して、感動をもらって、楽しいワクワク期間は終了。
４年後の東京オリンピックが楽しみです。

あと夏休みの最後の日に美容院へ行き、
久しぶりにロングヘアだった髪型をミディアムヘアの長さまで
１５～２０センチぐらいカットしました。
自分でもまだ新しいヘアスタイルは見慣れてないのですが。

夏休み的な事はしませんでしたが、
ドラマ、映画、オリンピックなど好きなものを観て、
ヘアスタイルも変え、小さなリフレッシュが出来た(*’¤’)

渋谷チョチョッパーでした。

*…── 電話代行 コラム ───────…*

「クレームはチャンス？」

電話対応で一番大変なのはクレームの電話です。
電話代行や秘書代行をやっているスタッフも、なるべくクレームには
遭いたくないと思っている人がほとんどです。
しかし、よく言われるのが、クレームは会社にとってチャンスだということです。

とはいえ、クレームにも種類があります。
商品やサービスに不満を持ち、それを意見として言いたい人、
何となく感情が高ぶってしまった人、
ただ単に電話口の事務員を困らせたいという意地悪な人、
とクレーム電話も人それぞれあります。

この中で一番大切にしたいのは、会社の商品やサービスに
不満を持って苦言を呈する人です。
なぜなら、それはさらなる顧客満足度の向上のチャンスだからです。

みなさんは、ある会社の製品やサービスに不満を持った時、
どういった対応をしますか？
大抵の人が、黙ってその会社から遠ざかると思います。
二度とお店に行かない、そのサービスを利用しない、
といったパターンがほとんどです。

これでは会社はお客さまの不満に気付けないのです。
つまり、わざわざクレームを仰っていただく方の意見は、
貴重なフィードバックとして扱う必要があるのです。

弊社では、契約者さまに代わって電話代行や秘書代行を行っているわけですが、
こうしたお客さまのご意見はいつでも契約者様が聞けるように全て録音を録っております。
クレームは会社のさらなる発展の礎となるものであり、
大切に扱わなければならないと考えております。

*…── 電話代行オペレーター日記 ───────…*

電話秘書の渋谷マオです。

この夏休み、南アルプスの荒川三山、赤石岳に登ってきました。
登山口まで、静岡駅からバスで約４時間かかる道のりで、
初日は移動だけで終わってしまう遠さでした。

登山口の椹島にて１泊、山中２泊、テントを担いでの山行です。
アップダウンの多い道のりで、重い荷物を担いでなかなか大変でしたが、
お天気にも恵まれて、最高の４日間でした。

お花畑の稜線歩きは、本当に夢のような景色で、
頑張って登ってよかったなぁ、とつくづく思いました。
富士山に北アルプスに白山など、遠くの山まで全て見渡すこともできました。
夕日と星空が見れなかったのが残念ですが、ライチョウ親子にも会えましたし満足です。

今回は人との出会いもとっても良かったです。
日帰りの登山と違って、山行が長くなるとそのぶん苦労もありますし、
人と話すことも多くなります。
どこから登ってどこへ泊まってどこへ向かうのか、
休憩中やテント場や山頂や、いろんな場所で話が弾みます。
百名山達成まであと１０座のおじさん、世界一周から帰ってきたばかりの男の子、
星を見に登ってきた女性、山岳写真家のご夫婦、とにかく素敵な方たちばかりでした。
名前も連絡先も聞かないことがほとんどですが、
「またどこかの山で！」そう言ってお別れして、
いつかまた再会できたら素敵だなぁと思います。

大袈裟な言い方かもしれませんが、山にいると、自分が生きているってことを強く感じます。
無心に登る時間も、絶景に胸がいっぱいになる瞬間も、テントの中で眠りにつく時も、
全部大切な時間に思えます。

まだまだ登ってみたい山がたくさんあります。
次回の山行を楽しみに、また天気予報とにらめっこです。

電話秘書の渋谷マオでした。

渋谷オフィスの夏季休暇をご案内致します。

■夏季休暇
　 2016年8月11日（木）～2016年8月17（水）

　 2016年8月18（木）より通常営業

ご契約者様、新規お申込・お問合せのお客様には、
ご不便をおかけ致しますが、
どうぞよろしくお願い致します。

*…── 電話代行 コラム ───────…*

「まずは無料お試しから始める電話代行サービス」

電話代行や秘書代行を導入しようかどうか検討しているが、
少し不安がある方もいらっしゃるかと思います。
そんな方には、無料の10日間のお試しのご利用をおすすめいたします。

弊社では、ご契約いただく前に電話代行とはどういったサービスなのか、
そしてお客さまの会社の情報をお伺いして、
しっかりと事前に打ち合わせをします。それでも、
実際に導入してから、どのように業務が変わっていくのか、
なかなかイメージしにくいと思います。

でも、実際に電話代行・秘書代行を10日間お試しいただくことで、
電話秘書はどんな電話応対をしてくれるのか、
導入することで会社にどんなメリットがあるのかを実感していただくことができます。
また無料だからといってサービスが劣っている訳ではありません。
お好きな料金プランの中からご自分が利用してみたい
電話代行プランをお選びいただけますし、
本契約開始前と同様の打合せやヒアリングをいたします。
もちろんサービス内容も本契約と同様のサービスをご提供いたします。

ただこうした無料のお試しを利用すると、もし利用しないとなった場合、
その後しつこい営業電話がくるのではないかと不安視される人もいらっしゃいます。
しかし弊社ではそういった営業の連絡は一切しませんので、
どうかご安心いただきたく思います。
電話代行サービスに興味があるが、いきなり契約することも不安だと思っている方は、
是非無料お試しから初めてみてください。
　

*…── 電話代行オペレーター日記 ───────…*
　

こんにちは。

電話秘書の渋谷じゅんじゅんです(^o^)丿

今日は、髪の毛の縮毛矯正の事でお話ししようと思います。
縮毛矯正とは、相当なくせ毛でも真っすぐにする、ストレートパーマ
みたいなものです。

何十年も前から、いろいろな美容室で縮毛矯正をかけてきました。
しかし、何年か前からか、縮毛矯正がかからなくなり、
ちりちりになったり、うねったり、縮毛矯正をかける度に悲しくなることが
続いていたのです。

それに、料金も￥27,000なので高いので困っています。

去年、別の美容院に行ってかけてもらったのですが、
その時もあまりうまくかからず・・・

今年の5月にもかけに行ったら、やはりうねってしまって・・・
美容師さんにお直しをしてもらいやっとの事でまっすぐになりました。
その美容師さんは、カットが上手なのでやはりその美容院に行きたいのですが
一発でどうしてまっすぐにならないのか？疑問です。

同じところに行っている友達も、
同じ思いをしていて、この間はお直しに行ったのに、
結局、癖が出てしまい、納得いかない感じです。

どこに行ったら失敗せずに縮毛矯正をかけてくれるのだろう？
違う方向で考えないとダメなのかなぁ～

電話秘書の渋谷じゅんじゅんでした(^^)/